Program Wspierania Pracowników, jako źródło edukacji zdrowotnej i profesjonalnego wsparcia w rozwiązywaniu problemów pracowników, stał się w ostatnich latach jednym ze standardów Międzynarodowej Organizacji Pracy.
Pierwsze działania przypominające dzisiejsze Programy Wspierania Pracowników powstały w latach czterdziestych w Stanach Zjednoczonych. Źródłem ich rozwoju był rozwijający się wówczas społeczny ruch samopomocowy.
Z czasem amatorska, koleżeńska pomoc przerodziła się w profesjonalne poradnictwo, a korzyści z wprowadzania tego typu usług, policzone nie tylko w wartościach społecznych ale i ekonomicznych, zaczęły wzbudzać zainteresowanie dużych firm, ceniących sobie jakość i wydajność pracy. I tak mały ruch społeczny pokazał dużym firmom, że tego typu działanie ma wymiar korzyści ekonomicznych.
Programy Wspierania Pracowników zaczęły powstawać więc najpierw w fabrykach i zakładach przemysłowych, skupiając początkowo uwagę na szybkiej interwencji i pomocy wobec wykwalifikowanych robotników uzależnionych od alkoholu. Z czasem rozszerzono zakres pomocy pracownikom o inne obszary problemowe takie jak kłopoty rodzinne, trudności emocjonalne i wszelkie problemy zdrowotne łączące się z ryzykiem wyłączenia pracownika na dłuższy okres z pracy. Po zakładach wielkoprzemysłowych programy tego typu zaczęły wprowadzać banki, linie lotnicze, szpitale, szkoły i uczelnie. A dla środowisk zawodowych o wysokim ryzyku utraty zdrowia i życia (ratownicy, strażacy, policjanci) wprowadzono dodatkową pomoc psychologiczną, obejmującą możliwość odreagowania traumy.
Dzisiaj Programy Wspierania Pracowników są w USA powszechnie znane, a korzyści dla pracowników i firm wymierne. To z kolei wpłynęło na otwarcie podobnych programów w firmach europejskich.
I znowu pierwotnym obszarem zainteresowań stały się problemy związane z zażywaniem alkoholu i narkotyków. Zaczęło powstawać nowe podejście do tego typu problemów, obejmujące deklarację pracodawcy i pracowników , co do tworzenia tzw. drug and alcohol free workplace, któremu patronuje Międzynarodowa Organizacja Pracy. Pierwotnym motywem do tego typu deklaracji było bezpieczeństwo pracowników. Dzisiaj mówi się już o zdrowiu i ekologicznym środowisku pracy. I tak pełnowymiarowy - obejmujący wszelkie trudności i problemy zdrowotne - i profesjonalnie prowadzony Program Wspierania Pracowników stał się w ostatnich piętnastu latach jednym z najwyższych standardów Międzynarodowej Organizacji Pracy. Przyjęte jest posługiwanie się anglojęzycznym skrótem nazwy programu - EAP.
Program Wspierania Pracowników dla pracownika to bezpłatne poradnictwo w zakresie najrozmaitszych, poważnie trapiących go problemów. Poradnictwo oferowane i opłacane przez firmę, nakierowane na szybkie rozwiązanie problemu. Dzięki odpowiedniej interwencji pracownik może uzyskać fachową pomoc, do której sam być może długo by jeszcze nie trafił. Może uzyskać poprawę funkcjonowania nie tylko w obszarze zawodowym - co jest motywem pomagania ze strony firmy - ale również w obszarze spraw osobistych. Jeśli zachodzi taka potrzeba, pracownik może uzyskać natychmiastową pomoc w sytuacji kryzysowej. Często istnieje też możliwość objęcia pomocą członków rodziny. Ponadto stale dostępna jest dla wszystkich pracowników edukacja w zakresie zdrowia i zapobiegania przewlekłemu stresowi.
Program Wspierania Pracowników dla firmy to nowoczesne narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi. Korzystanie z pomocy konsultanta odciąża kadrę menedżerską z poczucia niekompetencji w zajmowaniu się "prywatnymi" problemami pracowników, a fachowa pomoc szybciej przywraca firmie pracownika w pełni sił zdrowotnych. Następuje zmniejszenie absencji i niedyspozycji pracowników jako bezpośredni rezultat radzenia sobie ze stresem, wczesnego diagnozowania tendencji do uzależnień i innych problemów zdrowotnych. Zmniejsza się rotacja pracowników. Pojawiają się więc oszczędności w zakresie szkoleń. Opłacenie kosztów pomocy dla długoletniego, wypróbowanego pracownika jest tańsze niż zatrudnianie nowego i inwestowanie w jego szkolenie. Ponadto odpowiadając na problemy osobiste pracowników możliwością pomocy firma przyczynia się do budowania z nimi więzi oraz generalnie polepsza swój obraz wobec pracowników i innych pracodawców.
EAP - serwis wewnętrzny i zewnętrzny
W historii tego typu programów Konsultant, czyli osoba która jest osią Programu, był etatowym pracownikiem firmy. Takie rozwiązanie spotyka się jeszcze dzisiaj, zwłaszcza w firmach z długą tradycją EAP. Tego typu serwis wewnętrzny ma swoje zalety - stała obecność konsultanta, dobra znajomość z nim - i jest wciąż preferowany w służbach wysokiego ryzyka (straż, policja), gdzie komfort psychiczny pracowników i odreagowanie stresu ma zasadnicze znaczenie dla dobrego funkcjonowania firmy. Wiele firm dzisiaj decyduje się jednak na obsługę EAP przez firmę zewnętrzną. Poza ważnymi dla firmy powodami natury ekonomicznej, istotna jest dla pracowników świadomość, że Konsultant EAP jest osobą niezależną, spoza wszelkiej hierarchii zawodowej w firmie. Tego typu serwis zewnętrzny, może oznaczać obecność konsultanta na terenie firmy w trakcie różnych form edukacji oraz na cotygodniowym dyżurze i/lub dostępność konsultanta w gabinecie poza terenem firmy.
INDYWIDUALNE KONSULTACJE
Najczęstszą aktywnością konsultanta są indywidualne spotkania ze zgłaszającymi się bezpośrednio do niego pracownikami. Przedmiotem tych spotkań mogą być wszystkie sprawy zaburzające funkcjonowanie pracownika w miejscu pracy. Indywidualne konsultacje są jednak najbardziej efektywne w rozwiązywaniu tych trudności pracownika, których podłożem są problemy osobiste.
Oto zakres tematyczny konsultacji:
Problemy rodzinne
ˇ Konflikty w związkach małżeńskich.
ˇ Konflikty w związkach nieformalnych.
ˇ Trudności z małymi i dorastającymi dziećmi.
ˇ Trudności z ludźmi starszymi.
ˇ Żałoba w rodzinie.
ˇ Ciężka choroba bliskich.
ˇ Przemoc: fizyczna, psychiczna, emocjonalna, finansowa.
ˇ Trudności finansowe, np. alimentacyjne, kredytowe.
ˇ Inne.
Problemy w pracy
ˇ Konflikty z kolegami lub przełożonymi.
ˇ Nagła zmiana warunków pracy.
ˇ Nadmierny stres.
ˇ Przepracowanie.
ˇ Inne.
Problemy osobiste
ˇ Wszelkie trudności, mające wpływ na prawidłowe funkcjonowanie.
ˇ Problemy emocjonalne: np. ciągła irytacja, łatwe wpadanie w zmiany nastroju.
ˇ Nadmierna presja, stres.
ˇ Kryzys osobisty, związany z utratą zdrowia, ważnej osoby, pozycji, itp.
ˇ Nadużywanie alkoholu.
ˇ Uzależnienia: od alkoholu, nikotyny, leków, narkotyków.
ˇ HIV, aids.
ˇ Inne.
Zadaniem konsultanta jest udzielenie pomocy pracownikowi w szczegółowym rozpoznaniu problemu, doradztwo, przeprowadzenie krótkoterminowego poradnictwa lub - jeśli to konieczne - skierowanie pracownika do innego specjalisty.
Aby skorzystać z porady pracownik kontaktuje się bezpośrednio z konsultantem. Może to zrobić na kilka sposobów: osobiście - podczas cotygodniowych dyżurów konsultanta w firmie; telefonicznie - pod specjalnym numerem uruchomionym na potrzeby EAP; poprzez e-mail, aby umówić się na konsultację lub zwrócić się z jakimś pytaniem.
Ponadto wykorzystujemy informacyjne formy przekazu typu:
Plakat informujący o istnieniu Programu.
Ulotka informacyjna wyczerpująco opisująca zakres pomocy, jaki oferuje Program.
Wizytówka programu krótko przypominająca jak i w jakich sprawach kontaktować się z Konsultantem.
Notatka w intranecie dostępna dla pracowników biurowych.
Strona www w internecie dostępna dla wszystkich zainteresowanych.
Korzystanie z konsultacji jest dla pracowników nieodpłatne. Całkowity koszt usług zapewnianych w ramach Programu jest pokrywany przez firmę.
Naturalnie treść i przebieg konsultacji pozostają objęte tajemnicą zawodową. Chyba, że pracownik życzy sobie inaczej, ale to wymaga jego pisemnie potwierdzonej zgody.
Konsultant prowadzący program działa niezależnie . Jest usługodawcą zewnętrznym. To daje pracownikom podstawę do budowania zaufania wobec niezwiązanego zależnościami firmowymi doradcy. Utrzymanie tej pozycji pozwala wspierać pracowników, nie angażując się w inne, np. ekonomiczne aspekty decyzji personalnych.
EDUKACJA PRACOWNIKÓW
Większość pracowników nigdy nie skorzysta z indywidualnych konsultacji.
Dzieje się tak dlatego, że większość ludzi rozwiązuje trudności w oparciu o własne źródła wsparcia - rodzinę, przyjaciół - oraz w oparciu o swoje własne siły. Niektórzy przez większą część życia po prostu nie doświadczają kryzysu. Jednak wszyscy pracownicy objęci są Programem. W jaki sposób? Poprzez edukację promującą higienę psychiczną.
Wykorzystuje się tu zwykle typowo edukacyjne formy przekazu:
Wykład podczas spotkania menedżerów, innych grup pracowników lub podczas obiadu.
Ulotka edukacyjna, zwykle towarzysząca prezentacji .
Plakat tematyczny (np. dotyczący różnych form relaksu).
Artykuły na firmowej stronie www.
SZKOLENIE DLA KADRY MENEDŻERSKIEJ,
SEKCJI HR, ZWIĄZKÓW ZAWODOWYCH I INNYCH LIDERÓW
Kluczową sprawą dla powodzenia Programu jest pozyskanie przychylności kadry menedżerskiej. Ważne jest, aby Program został dobrze przedstawiony i przyjęty jako źródło wsparcia dla wszystkich. Również dla top menagementu. Odsyłanie pracowników do Programu zwalnia kadrę menedżerską z odpowiedzialności za "wszystkie problemy pracowników". Pozwala im spokojnie skupić się na organizacyjnych i ekonomicznych aspektach pracy. Sposobem na przybliżenie idei i funkcjonowania w firmie Programu Wspierania Pracowników jest przeprowadzenie szkolenia dla kadry menedżerskiej, podczas którego szczegółowo omawia się trudności pracownicze, mające swoje źródło w problemach osobistych. Menedżerowie kończą zwykle szkolenie przekonani, że oto zyskują specjalistyczne narzędzie pomocnicze w zarządzaniu. A osobiście sami identyfikują się z niektórymi problemami, co często skutkuje natychmiastowym umówieniem się na konsultację.
Nie mniej ważną grupą rekomendującą Program są związki zawodowe. Pozyskanie ich przychylności jest częścią budowania zaufania wśród klientów. W relacji ze związkami istotne jest podkreślenie niezależności Programu oraz fakt, że szybka i profesjonalna pomoc ze strony konsultanta umacnia - a nie osłabia! - pozycję np. przeżywającego kryzys osobisty pracownika, zagrożonego utratą zatrudnienia. Związki zawodowe, poprzez swoich przedstawicieli, uczestniczą w podobnym programie co menedżerowie lub robi się dla nich obszerną prezentację Programu. Powyższe odnosi się również do innych liderów i osób opiniotwórczych w środowisku pracy, np. mężów zaufania, osób wybieranych do najrozmaitszych przedstawicielstw załogi. Ich opinia otworzy lub zamknie ścieżkę pracowników do pomocy. Ułatwi lub utrudni pracę konsultantowi. Rozwinie lub uniemożliwi realizację Programu.
Stałym współpracownikiem wspierającym funkcjonowanie Programu jest sekcja HR. To tutaj pracownik chorujący, czy załatwiający inne formalności związane z wydarzeniami życiowymi - choroba dziecka czy śmierć członka rodziny - może uzyskać dyskretną propozycję skorzystania z pomocy konsultanta. Przedmiotem szkolenia tej grupy osób jest m.in. motywowanie pracowników do udziału w programie.
ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI KONSULTANTA EAP
Konsultant pracuje z kilkoma klientami naraz: pracownikiem, menedżerami i firmą jako całością. To wymaga zachowania szczególnej równowagi i ostrożności w nie przekraczaniu granic. Stąd konieczność superwizowania swojej pracy w zespole. Odpowiedzialność wobec indywidualnego pracownika to opisana już nowoczesna edukacja, trafne diagnozowanie problemów i adekwatne poradnictwo; dobre rozpoznanie zaplecza innych specjalistów oraz przestrzeganie zasad obowiązujących w obszarze pomocy psychologicznej.
Wobec grupy menedżerów konsultant służy doradztwem w zakresie rozwiązywania trudności z podwładnymi, przeprowadza szkolenia z zakresu profilaktyki problemów pracowniczych i pomaga w konstruktywnej konfrontacji pracowników z problemami. Natomiast wobec firmy jako całości jego rolą jest wspólnie z dyrekcją wypracować filozofię programu, kreować atmosferę spokojnych i odpowiedzialnych relacji międzyludzkich, w swoich publicznych wystąpieniach podkreślać decyzję firmy we wprowadzeniu EAP jako nowoczesną i humanistyczną, regularnie składać rzetelny raport z przebiegu programu.
RAPORTY
Konsultant EAP musi dołożyć starań, aby jego praca była widoczna. Dlaczego? Bo - paradoksalnie - przynajmniej tej zasadniczej części obejmującej indywidualne konsultacje nikt nie może zobaczyć. Odbywa się "za zamkniętymi drzwiami". Obejmuje ją tajemnica zawodowa. Tajemnica wobec pracownika! - uczestnika konsultacji. A więc w składaniu raportów dla firmy pozostaje chłodna statystyka.
Raporty obejmują następujące dane:
- ile osób,
- jakiej płci,
- pracownik czy członek rodziny,
- w jakim wieku,
- z jakim problemem się zgłosił/a,
- jaki problem się wyłonił jako drugi,
- skąd wiedział/a o Programie,
- czy sam/a podjął/ęła decyzję o zwrócenie się o pomoc,
- jeśli przysłany/a, to przez kogo,
- ile sesji obejmowało poradnictwo,
- czy odesłano do innego specjalisty.
Raporty przedstawia się okresowo (raz w miesiącu lub kwartalnie) dyrekcji firmy oraz sekcji HR. Dobrą polityką jest również przedstawianie raportu związkom i innym grupom pracowników, jeśli istnieją. Praktykuje się także opublikowanie raportu na tablicy ogłoszeń lub w intranecie do wglądu dla wszystkich pracowników. Ten ostatni sposób przyczynia się bardzo do popularyzacji Programu. Pracownicy identyfikują się zwłaszcza z niektórymi problemami z listy i po każdym kwartalnym raporcie obserwuje się nową falę klientów.
MONITOROWANIE PROGRAMU
Rolą konsultanta jest towarzyszenie klientowi do końca procesu powrotu do równowagi emocjonalnej czy zdrowotnej. W procesie monitorowania zaznacza się pierwotne nasilenie problemu i obserwowane konsekwencje we wszystkich obszarach życia, ze szczególnym naciskiem na przejawy w życiu zawodowym. Po trzech, sześciu i dwunastu miesiącach - za zgodą klienta - powtarza się badanie. Wyniki stanowią o sprawności działania Programu.
Wszyscy pracownicy uczestniczący jedynie w części edukacyjnej programu otrzymują okresowo arkusze ewaluacyjne, dzięki którym wiemy na ile Program jest znany, które tematy wykładów są dobrze przyjęte i na jakie jest zapotrzebowanie.
ROZWÓJ EAP w POLSCE
Pierwsze Programy Wspierania Pracowników, choć pod inną nazwą, pojawiły się w Polsce w drugiej połowie lat osiemdziesiątych. Ich rozwój przebiegał podobnie jak EAP w Stanach Zjednoczonych i w Europie Zachodniej. Głównym obszarem zainteresowań pracodawców pozostawały wtedy problemy alkoholowe pracowników i kilka firm wypracowało sobie wówczas spójną politykę wobec tego problemu, obejmującą również pomoc w jego rozwiązywaniu. Nieoczekiwanie było to, jak na owe czasy nowoczesne podejście odpowiadające standardom Międzynarodowej Organizacji Pracy (alcohol free workplace).
Aktualnie pojawia się poważne zainteresowanie pełnowymiarowym Programem Wspierania Pracowników, obejmującym pracownika jako człowieka ze wszystkimi jego problemami. I tak na przykład wysokobudżetowe firmy, zatrudniające wysokiej klasy specjalistów i obciążające ich poważną ilością zadań, oczekują programów skoncentrowanych na zapobieganiu przewlekłemu stresowi. Ten rodzaj klienta wymaga od nas, prowadzących Program, gotowości do stworzenia tzw. Indywidualnego Programu Antystresowego dla każdego ze zgłaszających się pracowników. Inne duże firmy redukują wydatki na - niejednokrotnie rozbudowane wcześniej - programy socjalne i są zainteresowane bardziej ekonomicznym wydatkowaniem tych pieniędzy - właśnie na Program Wspierania Pracowników.
Istnieją jeszcze środki zewnętrzne na utrzymywanie tego typu programów, będących od lat częścią polityki socjalnej dużych światowych korporacji i tą drogą docierają do pracowników zatrudnionych w ich polskich przedstawicielstwach. Również Międzynarodowa Organizacja Pracy ma możliwości sponsorowania tego typu programów, ale to już wymaga współpracy na poziomie rządu.
